Які документи необхідно додатково оформити ТОВ після переходу з власного статуту на модельний статут

Постановою КМУ «Деякі питання дерегуляції господарської діяльності» від 27 березня 2019 № 367 був затверджений модельний статут товариства з обмеженою відповідальністю (Модельний статут ТОВ) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/367-2019-%D0%BF#n37

Модельний статут ТОВ – це типовий установчий документ, який використовується для створення та діяльності товариства з обмеженою відповідальністю (далі – Товариство). Товариство в своїй діяльності може перейти як з власного статуту на модельний статут, так і з модельного статуту на власний.

Після переходу Товариства на модельний статут виникає практична потреба у додаткових документах, так як частина положень, які раніше були прописані у власному статуті, більше не міститься в реєстраційних документах Товариства.

Причина полягає в тому, що модельний статут має спрощений та універсальний характер. При цьому окремі індивідуальні правила діяльності Товариства повинні підтверджуватися не статутом, а рішеннями загальних зборів учасників, внутрішніми документами або окремими договорами.

Відповідно до ч. 7 ст. 11 Закону України «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю» (далі – Закон про ТОВ), положення щодо підписання та змісту статуту не застосовуються до модельних статутів.

Отже, у Товариства виникають такі, але не виключно, проблеми після переходу на модельний статут:

відсутність підтвердження повноважень директора;
конфлікти між учасниками;
відсутність внутрішніх правил погодження договорів;
претензії банків;
складність доведення корпоративних домовленостей.

Саме тому перехід на модельний статут бажано супроводжувати комплексним оформленням додаткових внутрішніх документів Товариства. Крім того, ч. 9 ст. 11 Закону про ТОВ прямо встановлює, що для Товариства, яке діє на підставі модельного статуту, найменування Товариства, склад учасників, розмір статутного капіталу, розміри часток учасників та спосіб внесення вкладів визначаються відповідним рішенням учасників Товариства.

Товариству доцільно оформити низку додаткових документів, які підтверджуватимуть порядок діяльності підприємства.

ДОДАТКОВІ ДОКУМЕНТИ

1. Рішення загальних зборів про перехід на модельний статут

Першим обов’язковим документом є рішення загальних зборів учасників про перехід ТОВ на діяльність на підставі модельного статуту.

Відповідно до ч. 10 ст. 11 Закону про ТОВ рішення учасників про провадження діяльності на підставі модельного статуту підписуються учасниками, які голосували за відповідне рішення, а справжність підписів засвідчується нотаріально, крім випадків підписання документів КЕП через портал електронних сервісів. У такому рішенні доцільно зафіксувати:

перехід товариства на модельний статут;
редакцію модельного статуту;
цифровий код модельного статуту;
склад учасників;
розмір часток учасників;
порядок управління товариством;
особу, уповноважену на державну реєстрацію змін.

Пунктом 2 Постанови КМУ № 367 встановлено, що редакція модельного статуту визначається шляхом обрання відповідних положень модельного статуту або варіанта «за замовчуванням».

2. Протокол (рішення) про затвердження параметрів діяльності ТОВ

Оскільки модельний статут не містить індивідуальних даних Товариства, підприємству бажано окремим рішенням або протоколом закріпити основні параметри діяльності. Необхідність такого документа випливає з ч. 9 ст. 11 Закону про ТОВ, п. 5 Модельного статуту ТОВ.

У документі рекомендується зазначити:

повне та скорочене найменування ТОВ;
місцезнаходження;
види діяльності;
склад учасників;
розмір статутного капіталу;
розміри часток;
порядок внесення вкладів;
контактні дані товариства.

Такий документ часто необхідний банкам, контрагентам та аудиторам, оскільки у модельному статуті ці відомості безпосередньо не прописуються.

3. Наказ або положення про повноваження директора

У власному статуті ТОВ зазвичай детально прописуються повноваження директора, обмеження щодо укладення договорів, порядок погодження значних правочинів, правила підписання документів.

Після переходу на модельний статут частина таких положень може бути втрачена.

Відповідно до п. 31 Модельного статуту ТОВ окремі питання можуть бути віднесені до компетенції загальних зборів учасників. Тому Товариству доцільно оформити:

наказ про повноваження директора;
положення про виконавчий орган;
рішення про ліміти правочинів директора.

Це дозволить уникнути спорів із банками та контрагентами щодо обсягу повноважень керівника.

4. Положення про порядок скликання та проведення загальних зборів

Модельний статут ТОВ містить альтернативні варіанти щодо строків повідомлення учасників, способу направлення повідомлень, проведення опитування, порядку голосування.

Такі правила передбачені, зокрема, пунктами 25–30 Модельного статуту ТОВ. Тому для практичної роботи Товариства бажано затвердити окреме внутрішнє положення, у якому визначити:

спосіб повідомлення учасників;
електронні адреси для листування;
порядок дистанційного голосування;
форму протоколів;
порядок оформлення рішень шляхом опитування.

Особливо це актуально для товариств із кількома учасниками.

5. Корпоративний договір між учасниками

Після переходу на модельний статут учасники часто втрачають індивідуальні механізми захисту, які раніше були прописані у власному статуті. У такому випадку доцільно укласти корпоративний договір. Право на його укладення передбачене ст. 7 Закону про ТОВ. У корпоративному договорі можна визначити:

порядок голосування;
порядок продажу часток;
порядок погодження правочинів;
правила виходу учасників;
порядок розподілу прибутку;
обмеження дій учасників.

Корпоративний договір особливо важливий для ТОВ із двома та більше учасниками.

6. Положення про значні правочини

У багатьох власних статутах містяться спеціальні обмеження щодо суми договорів, кредитів, позик, продажу майна, передачі активів у заставу. Після переходу на модельний статут такі механізми можуть бути відсутні або недостатньо деталізовані. Тому Товариству бажано затвердити:

положення про значні правочини;
порядок погодження договорів;
перелік договорів, які потребують рішення учасників.

Такі документи допомагають контролювати діяльність директора та мінімізують корпоративні ризики.

7. Положення про використання електронного документообігу

Модельний статут ТОВ дозволяє використовувати електронні засоби комунікації між учасниками.

Наприклад:

п. 27 Модельного статуту ТОВ передбачає можливість повідомлення електронною поштою;
п. 30.2.3 та п. 30.2.6 Модельного статуту ТОВ допускають електронний документообіг із КЕП.

Тому доцільно окремо затвердити:

порядок електронного листування;
перелік електронних адрес учасників;
правила накладення КЕП;
порядок зберігання електронних документів.

8. Оновлення банківських та кадрових документів

Після переходу на модельний статут Товариству також бажано:

повідомити банк та надати документи: рішення про перехід на модельний статут, опис обраної редакції модельного статуту, витяг з ЄДР, протокол про призначення директора.
оновити картки зі зразками підписів;
оновити анкетні дані в банках;
подати нові установчі документи контрагентам;
оновити внутрішні кадрові документи.

Висновки

Перехід ТОВ з власного статуту на модельний статут спрощує державну реєстрацію та адміністрування корпоративних змін. Однак модельний статут не містить багатьох індивідуальних положень, які раніше були прописані у власному статуті Товариства.

Тому після переходу товариству доцільно додатково оформити:

Рішення про перехід на модельний статут.
Протокол із фіксацією параметрів діяльності ТОВ.
Документи про повноваження директора.
Положення про загальні збори.
Корпоративний договір.
Положення про значні правочини.
Документи щодо електронного документообігу.
Оновлені банківські та кадрові документи.

Такий підхід дозволить уникнути корпоративних спорів, претензій контрагентів та проблем під час банківського або податкового контролю.

Джерела:

Закон України «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю».
Постанова КМУ від 27.03.2019 № 367 «Деякі питання дерегуляції господарської діяльності» (Модельний статут ТОВ).

Автор: Редакція веб-сайту «ОБЛІК ТА ПОДАТКИ»